Зачем нужен апостиль?
Апостиль – это штамп на вашем документе, придающий ему юридическую силу в странах-участницах Гаагской конвенции. Проще говоря, без апостиля ваш документ ничего не значит в указанных странах.
А в каких странах апостиль не требуется?
В странах-участницах Минской конвенции: для них легализация, в том числе апостилем, не требуется и достаточно лишь нотариального перевода документа.
Кроме того, апостиль на определенных документах не нужен в тех странах, с которыми Россия заключила двусторонние договоры о правовой помощи. В этих случаях нужно уточнить, какие именно документы могут быть предоставлены без апостиля, а на какие апостиль ставить все же придется. Например, в Испании признаются без апостиля документы, выданные российскими ЗАГС, в то время как на другие документы апостиль ставить все же нужно.
На какие документы ставят апостиль?
Апостиль требуется для следующих документов:
- дипломы, сертификаты, аттестаты об образовании, свидетельства о получении научных степеней
- свидетельства о рождении, браке, смерти и другие документы ЗАГС
- судебные документы
- справки об отсутствии или наличии судимости, реабилитации
- документы, выданные регистрирующими органами (ФНС или Росреестр)
- документы о воинском учете и воинской службе
- архивные документы, подтверждающие родство, право на участие в программах репатриации и переселения
- нотариально заверенные копии любых документов
Консульская легализация vs. апостиль
Если государство не подписало Гаагскую или Минскую конвенцию и не заключило с Россией договор об отмене легализации, то для признания документов на территории этой страны необходима консульская легализация (к таким странам относятся, например, Канада и ОАЭ). Главные отличия консульской легализации от апостиля состоят в том, что:
- консульская легализация действительна только для той страны, в которой вы собираетесь предъявлять документы; апостиль же действителен во всех странах-участницах Гаагской конвенции.
- подать документы для консульской легализации можно только очно в Консульском департаменте или одном из центров “Мои документы” (не любом).
Кто и как делает апостиль?
Цель апостиля – подтвердить подлинность вашего документа. Поэтому российские документы можно апостилировать только на территории РФ такими госорганами, как Генпрокуратура, МВД, Минобразования, Федеральное архивное агентство, Управления ЗАГС (весь список компетентных органов для проставления апостиля здесь).
Подать заявления на апостиль можно через:
- Госуслуги
- Mos.ru или лично в одном из центров “Мои документы”
- Различные бюро переводов, которые специализируются на легализации документов (они выступают в роли посредников).
- Орган управления архивным делом в конкретном субъекте РФ (в случае архивных документов)
Краткую инструкцию о том, какие государственные органы подходят для конкретного апостиля, можно найти на mos.ru
Документы об образовании можно апостилировать по месту жительства, а не месту выдачи документа. Например, апостиль на диплом бакалавра, выданный в Санкт-Петербурге, можно поставить в Департаменте образования Москвы. Подготовить апостиль на образовательные документы должны в течение 5 рабочих дней, однако сроки могут увеличиться до 45 рабочих дней (например, в случае, если документ был получен в другом регионе).
Апостиль на оригиналы и копии документов
Есть документы, на оригиналы которых апостиль нельзя ставить по закону, – паспорта, водительское удостоверение, трудовая и пенсионная книжки, военный билет. В том случае, если в другой стране требуют эти документы с апостилем, нужно сделать нотариально заверенную копию и апостилировать ее.
Есть документы, оригиналы которых не могут быть выданы, – к ним относятся любые архивные документы. В этом случае вам выдают дубликат оригинала, который уже можно апостилировать.
Что касается остальных документов, апостиль можно ставить как на оригиналы, так и на нотариально заверенные копии. Примут ли апостилированную копию или потребуют оригинал – это нужно уточнять у конкретной организации, для которой вы готовите документы. Нужно также учитывать, что сроки апостилирования оригинала и нотариальной копии сильно отличаются. Например, апостилирование оригинала диплома об образовании может занять до 45 рабочих дней, в то время как апостилирование нотариальной копии – 3 рабочих дня.
Апостиль по доверенности
Если подать заявление на апостиль можно без личного присутствия (через госуслуги, mos.ru или бюро переводов), то получить готовый документ можно только лично или по доверенности (наш гайд про доверенности здесь). Право получить документ с апостилем вместо вас можно передать по доверенности, написанной самостоятельно (без услуг нотариуса).
Как проверить подлинность апостиля?
Формат апостиля утвержден в Гаагской конвенции (см. последнюю страницу). Апостиль имеет квадратную форму, 10 пунктов для заполнения на официальном языке государства, а также заголовок и подзаголовок на французском языке. На апостиле должна быть печать и название уполномоченного министерства (7 строчка), дата (6 строчка) и идентификационный номер (8 строчка). Кроме того, с ноября в России работает онлайн-портал, на котором можно проверить информацию об апостилированных документах, выданных ЗАГС после 1 июля 2022 года.
Сколько действует апостиль?
Сроки действия самого апостиля не ограничены законом, однако апостиль всегда “привязан” к конкретному документу. Если срок действия документа ограничен (например, в случае справки о несудимости), то ограничен и срок действия относящегося к нему апостиля. Соответственно, апостили бессрочных документов (свидетельства о рождении или браке, дипломы об образовании и др.) также являются бессрочными.
Страны, в которых не требуется легализация документов, в том числе апостилем, на основании Минской конвенции 1993 г. (помимо РФ, Республики Беларусь и Украины):
Страны, с которыми Россия заключила двусторонние договоры о правовой помощи, отменяющие легализацию:
Алжир
КНДР